Panduan Penggunaan Grand Rohan BEO Grand Rohan BEO Usage Guide

Setiap menu punya panduan cara pakainya sendiri. Pilih menu yang ingin Anda kerjakan di bawah atau via menu kiri. Every menu has its own usage guide. Pick the menu you want to work with below or via the menu on the left.

✨ Pertama Kali? Mulai dari Sini ✨ New Here? Start Here

1. Pastikan Anda bisa masuk (login) dengan akun dari admin.
2. Yang paling dulu diisi: Venue, Setup, Meeting Room, Function, Package, Position, Menu, dan User cukup sekali, lalu dipakai berulang.
3. Setelah itu, setiap pesanan acara baru tinggal pilih dan isi datanya. 1. Make sure you can log in with an account from your admin.
2. Fill in first: Venue, Setup, Meeting Room, Function, Package, Position, Menu, and Users once, then reuse them.
3. From then on, each new event order is just pick and fill.

Alur Penggunaan Main Usage Flow

  1. 1. Siapkan data master1. Prepare master data

    Kelola Venue, Setup, Meeting Room, Function, Package, Platform, Position, User.Manage Venues, Meeting Rooms, Setups, Event Functions, Packages, Platforms, Positions, Users.

  2. 2. Susun katalog F&B2. Build the F&B catalog

    Tambahkan Data Menu Type, Menu Sub Type, dan Menu Code, lalu buat Menu dengan Ingredient dan Unit.Define Menu Types, Menu Sub Types, and Menu Codes, then create Menus with Ingredients and Units; assemble Packages.

  3. 3. Daftarkan klien3. Register clients

    Buat Client BEO untuk BEO atau Client Wedding untuk BEO Wedding.Create a Client BEO for BEO or a Client Wedding for BEO Weddings.

  4. 4. Buat event (BEO / BEO Wedding)4. Create the event (BEO / Wedding BEO)

    Buat BEO atau BEO Wedding, tambahkan detail acara, package & function, menu list, serta payment breakdown sesuai kebutuhan. Sistem otomatis membuat daftar persetujuan.Create a BEO or BEO Wedding, add event details, functions & packages, menu list, and payment breakdown as needed. The system automatically creates approvals.

  5. 5. Proses perubahan5. Process amendment

    Untuk perubahan, buat BEO Amandement yang memiliki approval untuk role sales dan approver. Admin juga dapat melakukan manual approval melalui Amendment Approval.For changes, create an BEO Amendment which has approval for sales and approver role. Admin also can approve mamnually through Amendment Approval.

  6. 6. Proses persetujuan BEO dan BEO Wedding5. Process approvals of BEOs and BEO Weddings

    Setiap role approver dan sales dapat melakukan verifikasi melalui menu BEO atau BEO Wedding. Admin juga dapat melakukan verifikasi tiap role secara manual pada BEO Approval dan Wedding Approval.Each approver and sales role can perform verification through the BEO or BEO Wedding. Admins can also manually verify each role on BEO Approval and Wedding Approval menus.

  7. 6. Pantau & laporkan6. Monitor & report

    Gunakan Dashboard, Catalog, Calendar Availability, Sales Statistic, Menu Statistic, dan ekspor Excel.Use the Dashboard, Catalog, Calendar Availability, Sales Statistic, Menu Statistic, and Excel exports.

⚠️ Mekanisme persetujuan otomatis ⚠️ Automatic approval mechanism

Saat BEO, BEO Wedding, atau BEO Amandemen dibuat, sistem secara otomatis menyiapkan daftar persetujuan untuk sales yang mendaftarkan acara dan satu penanggung jawab per jabatan, diurutkan sesuai urutan tanda tangan. Penanggung jawab dipilih dari pengguna aktif yang memiliki role approver pada jabatan tersebut. Satu jabatan hanya memiliki satu user aktif When a BEO, Wedding BEO, or BEO Amendment is created, the system automatically prepares an approval list for the sales that order the event and one responsible person per position, ordered by signature order. The person is chosen from active users with the approver role on that position. A position can only has one active user